Peppol / e-Facturatie

Wat?!

“De gestructureerde elektronische factuur is vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle handelingen tussen twee Belgische BTW-plichtigen.” (bron: Federale Overheidsdienst Financiën)

Een hele boterham, wat betekent dit nu voor mij?

Wanneer u een factuur of creditnota stuurt naar een handelspartner (klant of leverancier), moet dit in een specifiek elektronisch formaat verzonden worden.

Uw handelspartner moet een BTW-plichtige onderneming zijn.
Daarom spreekt men van B2B, Business-to–Business, wat een andere term is voor handel tussen twee bedrijven.

Voor B2G, Business-to–Government, wanneer u factureert aan de overheid, gelden reeds elektronische facturatie verplichtingen.

Voor B2C, Business-to–Consumer, wanneer u dus factureert aan een particulier, is dit (nog) niet van toepassing.

Concreet:
Een factuur die u gemaakt heeft op papier, in Excel, Word of een PDF-factuur en die u via mail of per post verstuurt, mag vanaf 1 januari 2026 enkel nog naar particulieren en niet meer naar bedrijven.

Oei?! Ik maak mijn facturen nog in Word of Excel en verstuur mijn facturen per post of per mail met PDF-bijlage. Wat nu?

Schakel dan vandaag nog over op Followin’. We geven je graag meer uitleg over ons facturatie- en boekhoudprogramma.

Enkele termen

Voor we beginnen met de uitleg, enkele termen, zodat het duidelijk is voor iedereen wat ze willen zeggen.

Verplichting

Vanaf 1 januari 2026 bent u verplicht om een e-Factuur te gebruiken voor B2B handelingen tussen twee Belgische BTW-plichtigen.

Uw onderneming is BTW-plichtig.
Uw Belgische klant is een onderneming en ook BTW-plichtig.
Wanneer u een factuur stuurt naar uw klant (een bedrijf) dan moet u dit als een e-Factuur doen.
Men spreekt dus van e-Facturatie of e-Invoicing.

Wat is Peppol?
Hoe werkt Peppol?
Hoe geraak ik op Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een Europees beveiligd netwerk waarop de overheid, bedrijven en organisaties elektronische documenten (facturen en creditnota’s) kunnen versturen & ontvangen. Een platform voor elektronische handelstransacties.

Zie het dus als een hoop servers (= computers) die in verschillende landen staan en in verbinding staan met elkaar. Dit onder strenge voorwaarden en uiteraard beveiligd.

Wilt u op dit Peppol-netwerk geraken, dan moet u zich via een Peppol Access Point aanmelden. U moet langs een toegangspunt (access point). Om zelf een Peppol Access Point te worden moet u dit aanvragen bij een Billing Service Provider (BSP)

Stel dit voor als een grenscontrole (paspoort controle) in de luchthaven wanneer u vanuit Amerika naar Europa komt gevlogen en u binnen Europa wil. Eens voorbij de douanecontrole (‘access point’) bent u in Europa (‘het netwerk’). De politie kan tijdens uw verblijf in Europa uw paspoort of identiteitskaart controleren. Gelijkaardig probeert het Peppol-netwerk financiële fraude tegen te gaan.

Moet ik nu zo’n Peppol Access Point worden?!

Nee!
Tal van (software)bedrijven maken gebruik van een Peppol Access Point of deden een aanvraag hiervoor.
Via Followin’ kunt u op het Peppol-netwerk geraken.

Hoe geraak ik op Peppol?
Hoe activeer ik dit?

Werkt u met een facturatieprogramma, zoals Followin’, dan zorgen wij er voor dat u op dit beveiligd Peppol-netwerk geraakt.

Zoals gezegd moet u langs de zogezegde grenscontrole passeren van het Peppol access point of toegangspunt om op dit netwerk te kunnen. In plaats van uw identiteitskaart of paspoort te tonen bij de grenscontrole vraagt men enkele andere gegevens van uw bedrijf of organisatie:

• Naam van uw bedrijf of organisatie
• BTW-nummer (ondernemingsnummer)
• IBAN en BIC (rekeningen van de organisatie)
• Telefoonnummer (van de organisatie)
• E-mailadres (van de organisatie)
• Website (van de organisatie)
• Volledig adres (van uw bedrijf of organisatie)
• OIN-nummer (enkel voor overheidsinstellingen)
• kopie voorkant identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming (bijvoorbeeld de zaakvoerder)

Belangrijk is dat u de naam en gegevens invult zoals deze gekend zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Om uw organisatie of onderneming te registreren controleren we dus of u een wettelijke vertegenwoordiger bent van de onderneming. Dit kan enkel door uw identiteitskaart te controleren. Bijvoorbeeld van de bedrijfsleider of zaakvoerder. Hou dus uw identiteitskaart bij de hand voor een kopie van de voorkant (recto zijde) van de identiteitskaart.

Dit maakt deel uit van de KYC-routine. KYC staat voor Know Your Customer, ofwel Ken Uw Klant. Er gebeurt dus een controle waarop gecontroleerd wordt of uw bedrijf wel echt is wat u beweert. Dit kan een tijdje duren.

Hoe activeren in Followin’ ?

Binnen Followin’ gaat u naar de dossierinstellingen en navigeert u naar het onderdeel Modules.
Daar ziet u de module e-Facturatie (PEPPOL).
Deze dient eerst geactiveerd te worden.
Vervolgens kunt u de verplichte gegevens invullen en de registratieaanvraag indienen.

Verandert er iets voor mij?
Moet ik nu anders werken?

Maakt u nog facturen in Word, Excel en stuurt u nog mailtjes met uw factuur als PDF-bestand in bijlage?

Dan dient u beter over te schakelen naar een facturatieprogramma, zoals Followin’, die meteen ook elektronische facturen (e-Facturen) via Peppol kan versturen.

Maakt u reeds gebruik van Followin’ of een ander facturatieprogramma?

Dan zal er in principe niet veel veranderen. U dient zich enkel aan te melden op het Peppol-netwerk. Dit kan eenvoudig via Followin’. We helpen u hier graag bij.
Wenst u over te schakelen naar de Followin’ software voor e-Facturatie, dan kunt u ook contact met ons opnemen.

Let wel:
Als u aansluit op het Peppol-netwerk, wil het nog niet zeggen dat u al uw klanten (BTW-plichtigen) een e-factuur kunt sturen. Ook uw tegenpartij moet zich aanmelden op het Peppol-netwerk, door bijvoorbeeld via Followin’ te factureren.

Eens een factuur verzonden is via het Peppol-netwerk kunt u, bijvoorbeeld in geval van een typfout, rekenfout, verkeerd aantal artikelen,… geen correctie meer doen.
U dient, zoals het hoort, een creditnota te maken en een nieuwe factuur te verzenden.

Ook mogen op de factuur de detaillijnen geen negatief totaal hebben. Het Peppol-netwerk laat dit niet toe.

Voordelen van Peppol
Wat heb ik er aan?

Zekerheid
U bent zeker dat uw factuur is aangekomen en dit bij de juiste organisatie.
‘Maar mevrouw, ik heb de factuur nooit ontvangen en kon dus niet betalen’ zult u dus niet veel meer horen.

Veiligheid
Het beveiligd Peppol-netwerk probeert financiële fraude ook tegen te gaan. Af en toe hoort u in nieuwsberichten over spookfacturen of dat rekeningsnummers op papieren facturen aangepast werden of QR-betaalcodes werden vervangen. Peppol beschermt u hier tegen.

Snelheid
Uw facturen worden snel verzonden via dit Europese netwerk. Daarmee is de kans ook groter dat men uw facturen sneller zal betalen.

Wettelijk verplicht
De wettelijke verplichting garandeert dat dit alles gebeurt binnen een juridisch kader en iedereen mee is met dezelfde trein.

Foutloos
De elektronische uitwisseling zorgt er voor dat de verzender en ontvanger over dezelfde data beschikken. Er gebeuren ook minder typfouten wat het geval was bij het overtypen van papierenfacturen.

Conclusie:

Met Followin’ kunt u e-facturen sturen en ontvangen.