Gerdi Staelens – bestuurder
In de aanloop naar de jaarwisseling van 2024/2025 werden we overspoeld met radioreclames en Facebook-advertenties over elektronische facturatie.
Plots claimt iedereen – van nieuwe softwarebedrijven, over sociale secretariaten tot zelfs banken – dé beste aanbieder voor facturatieprogramma’s te zijn. Opportunisme viert hoogtij.
Nu de luidste toeters zijn verstild en de hectische sfeer wat is afgenomen, lijkt het me aangewezen om de materie even vanuit een ander oogpunt te belichten.
Ik zal mijn ervaring met jou delen door je mee te nemen langs enkele toepasselijke momenten van mijn beroepsloopbaan. Mijn kleine geschiedenis zal jou hierdoor een duidelijk inzicht geven in het spel dat vandaag wordt gespeeld.
Door het lezen van mijn kritische reflectie, krijg je een betere kijk en hoef je niet bang te zijn voor het onbekende en kan je valkuilen vermijden.
Mijn verhaal in de wereld van administratieve software begon al vrij vroeg, in de tijd van Windows 2.0. Toen, in september 1987, konden de vensters in Windows voor het eerst worden verplaatst. Samen met Jan Vandenbosch zagen we meteen mogelijkheden om een facturatiesoftware voor Windows te bouwen. Ik startte een éénmanszaak, die later uitgroeide tot Winking bv.
In 1991 presenteerden we ons eerste resultaat op Bureau ‘91, een informaticabeurs in de Heizelpaleizen in Brussel. Daar trok onze facturatiesoftware de aandacht van Microsoft België, in het bijzonder van dhr. Paul Faes. Microsoft was op zoek naar een early adopter om de meerwaarde van Windows voor bedrijfstoepassingen te demonstreren. Wij waren precies wat ze nodig hadden.
Winkin’ als trendsetter
Microsoft ondersteunde ons enorm – niet financieel, maar door ons zichtbaarheid te geven en een waardevol netwerk van relaties aan te reiken.
Samen met Microsoft organiseerden we een productpresentatie in Domein Vossenberg in Hooglede. Dankzij hun steun kregen we maar liefst 13 journalisten op de persconferentie. ’s Avonds volgde een presentatie voor klanten en geïnteresseerden.
Door die mediabelangstelling kwam het Winkin’-programma onder de aandacht van een computerhandelaar uit Meise. Hij zag potentieel en vroeg of hij onze software mocht bundelen met zijn computers. Als sterke marketeer wist hij precies hoe hij dit moest aanpakken. Tussen 1993 en 1994 verdeelde hij 20.000 exemplaren van ons Winkin’-pakket. Hiervan werden zo’n 13.000 pakketten geregistreerd en werden 1.500 extra uitgebreide versies verkocht.
Onze groei ging razendsnel – misschien zelfs té snel. Deze intense periode zorgde ervoor dat onze software bekend raakte bij bedrijven, van Adinkerke tot Sankt-Vith.
Waarom haal ik dit aan? Niet om op te scheppen, maar om te benadrukken dat we ons sindsdien als productbedrijf hebben gepositioneerd. We ontwikkelen geen maatwerksoftware voor allerlei losse projecten, maar bouwen sindsdien doelgerichte en schaalbare oplossingen.
De eerste elektronische transacties
Met ons facturatiepakket werd ik destijds geconfronteerd met de behoefte om de verkoopfacturen van een bedrijf door te geven aan een boekhoudkantoor.
Door steeds bezig te zijn met de nieuwste ontwikkelingen in de IT-sector, kwam ik rond het jaar 2000 in contact met baanbrekende innovaties van andere bedrijven. Zo leverde het Brugse bedrijf Tectrade toen oplossingen om elektronische transacties tussen softwarepakketten mogelijk te maken. Het uitwisselen van gegevens via diskettes en USB-sticks was voorbijgestreefd, terwijl internet snellere en efficiëntere communicatie mogelijk maakte.
Bedrijven ondervonden immers dat het exporteren van documenten, om die vervolgens door een ander bedrijf te laten importeren, vaak problematisch verliep. Dat was de uitdaging van Tectrade.
Denk in dit kader aan het uitwisselen van facturen tussen een onderneming en een boekhoudkantoor. Er waren altijd boekhoudkundige of technische discrepanties tussen de softwarepakketten. Tevens konden beide partijen niet onafhankelijk van elkaar doorwerken. Het Brugse bedrijf ging de uitdaging aan om documenten tussen verschillende softwarepakketten uit te wisselen.
Daarnaast wilden bedrijven af van een opgedrongen verzoek om met hetzelfde boekhoudpakket als hun boekhouder te werken. De focus van bedrijfssoftware verschilt immers sterk van die van boekhoudpakketten. Toch waren het vaak de boekhoudkantoren die de automatisering naar hun hand zetten, vooral om de complexiteit van het importeren en exporteren van facturen te vermijden.
Voor de techneuten onder ons: zelfs het werken met een ASP-model (Application Service Provider), waarbij een boekhouder zijn software deelde met zijn klant (vergelijk het met het delen van een computerscherm via TeamViewer), bood geen echte oplossing. Bedrijven wilden en konden niet op deze manier werken. De behoeften van bedrijven en boekhoudkantoren zijn nu eenmaal fundamenteel verschillend. (lees hierover het artikel ‘Van boekhoudpakket naar e-business’)
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Tegenwoordig adviseren boekhouders opnieuw hun eigen softwareoplossingen, vaak in hun eigen belang, om minder tijd te besteden aan jouw boekhouding. Maar als ondernemer moet je in de eerste plaats denken aan je eigen efficiëntie.
Belgian Accounting Software Association (BASA)
In die periode werden er jaarlijks gespecialiseerde vakbeurzen georganiseerd voor boekhoudkantoren en bedrijven die op zoek waren naar boekhoudoplossingen. Er werden terwijl boekhoudkundige thema’s belicht en bezoekers konden hierover lezingen bijwonen.
Tijdens zo’n lezingen was het vaak rustig op onze standen, waardoor de softwareproducenten onderling in gesprek raakten. Hieruit groeide het idee om elkaar meer te ontmoeten voor overleg.
De belangrijkste onafhankelijke softwareproducenten (ISV’s) op de Belgische markt richtten toen een belangenvereniging op onder de naam Belgian Accounting Software Association (BASA). Leden waren onder andere de makers van toonaangevende softwarepakketten zoals: Ciel (Sage), Cubic, Exact, Expert/M (Jean Werts), ProAcc (Solid Data), Unit 4, Venice (C-Logic) en wij Winking.
Hoewel het voorzitterschap rouleerde, was ik uiteindelijk met Winking het langst voorzitter.
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Naarmate steeds meer BASA-leden werden overgenomen door multinationals, groeide de onderlinge concurrentie. In deze veranderende context bleek het voorzitterschap beter te passen bij een onafhankelijke speler zoals Winking.
In die tijd heb ik, door goed te luisteren naar de grote spelers, veel geleerd… maar niet alles was even fraai. De bedrijfsethiek liet soms te wensen over. Ik hoorde:
- “Hoe krijg ik het geld van een klant zo snel mogelijk in mijn zakken?”
- “Wij verkopen volgens de 3 FFF’s: Find them, Fuck them & Forget them.”
Deze mentaliteit stond haaks op hoe ik zaken wilde doen, maar het was een harde les in de realiteit van de markt.
Met BASA stelden we de criteria op voor een kwaliteitslabel voor boekhoudpakketten en stonden we mee aan de wieg van de wetgeving rond elektronische facturatie. Daarnaast werkten we aan een interoperabiliteitsstandaard om de uitwisseling van informatie tussen boekhoudpakketten te verbeteren.
Door frequent overleg met het toenmalige Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten (IAB) en de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF) van FOD Financiën, kregen onze softwarepakketten het label van kwalitatief en wettelijk conform.
Ik herinner me ook de vergaderingen over de elektronische facturatie met regeringscommissaris Alain Zenner, het consultingbedrijf PricewaterhouseCoopers (PwC) en enkele van onze leden. Duistere krachten wilden certificaten koppelen aan elektronische facturen — een strategie waarmee ze vooral financieel gewin nastreefden. Als voorzitter van BASA heb ik me hier altijd tegen verzet.
Ironisch genoeg leidde het op punt stellen van een interoperabiliteitsstandaard tot het einde van BASA. Toen leden beseften dat deze standaard het mogelijk maakte om gegevens moeiteloos van elkaar over te nemen — en daarmee elkaars klanten af te snoepen — viel de samenwerking stil.
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Vandaag voldoen de elektronische facturen eveneens aan een soort interoperabiliteitsstandaard, ze zijn opgebouwd in dezelfde taal: Universal Business Language (UBL). Ze kunnen bijgevolg door elk boekhoudpakket ingelezen worden. De zorg van jouw boekhouder is dus weggevallen. Hij kan altijd jouw verkoop- en aankoopfacturen opnemen. Hij kan ze inlezen en verwerken.
Misschien lag BASA mee aan de basis van huidige ontwikkeling.
Een pioniersproject in Brugge
Rond het jaar 2000 kwam ik dus in contact met Tectrade uit Brugge dat pionierswerk verrichtte op het vlak van elektronische transacties. Zij ontwikkelden een platform waarmee bestellingen en facturen op elektronische wijze uitgewisseld konden worden. Met een stevig serverpark ertussen werden verschillende systemen aan elkaar gekoppeld.
In 1999 had Omega Pharma van Marc Coucke zo’n 40 miljoen BEF voor 20% van de aandelen in dit Brugse bedrijf geïnvesteerd. Nadien volgde nog een tweede kapitaalsronde. Jaren later werd deze periode bekend als de internetbubbel. Tectrade bracht het niet tot een goed einde. Zonder korte termijn rendabiliteit is er geen lange termijn.
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Vandaag wordt de koppeling tussen verschillende systemen niet meer door meerdere lokale spelers gerealiseerd, maar door een Europees netwerk, het Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL). Lokale spelers staan nu in voor de connectie. Ze staan als het ware in voor het leggen van een oprit voor de autosnelweg.
ICT-bedrijven rekenen ook vandaag nog op de kans om later hun winst te maken. Vaak komt men niet tot punt en faalt men eerder.
Consolidatiegolf in de softwarewereld
Tussen 1999 en 2001 was er een sterke consolidatiegolf in de softwaresector. Bedrijven wilden groeien en profiteren van de invoering van de euro. Vooral Nederlandse multinationals zoals Exact, Wolters-Kluwer en Unit 4 richtten zich op de Belgische markt en namen onafhankelijke Belgische softwarebedrijven over.
Door de beperkte afzetmarkt, begrensd door landsgrenzen en de lokale wetgeving, was een overnamestrategie de enige manier om hun klantenbestand snel te vergroten.
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Vandaag zien we een nieuwe overnamegolf, met elektronische facturatie als opportuniteit:
- In juli 2024 nam het Nederlandse Wolters-Kluwer de accountancyportefeuille van de Belgische Isabel Group over, inclusief Codabox, Clearfacts en Zoomit.
- Eerder kocht het Noorse Visma (bekend van de wielerploeg Jumbo-Visma) in 2022 het Belgische Teamleader op.
- In 2021 was het de beurt aan Syneton.
- Ook Yuki, oorspronkelijk Nederlands, maar actief op de Belgische markt, werd door Visma overgenomen.
- Teamleader nam Dexxter over in November 2024.
De consolidatie blijft doorgaan. Wie volgt?
Een portaal rond een boekhoudpakket
Gaandeweg kwamen oplossingen op de markt om scans van papierenfacturen deels te ontrafelen en om deze zoveel als mogelijk automatisch te boeken. Mits wat correcties kon het boekingswerk in een accountantskantoor hierdoor worden verminderd.
Ook de behoefte om documenten via het internet bij het boekhoudkantoor te krijgen bleef bestaan. Toen in 2013 de elektronische factuur (vooral als PDF) werd gelijkgesteld aan de papierenfactuur boden zich nieuwe mogelijkheden aan. PDF-bestanden konden door bedrijven via e-mail worden verstuurd naar hun boekhoudkantoor.
De scan-software in het boekhoudkantoor kreeg de vorm van een internetportaal. Bedrijven zouden nu zelf hun PDF-bestanden kopiëren en plakken of slepen tot op een website van de boekhouder.
De portaalfunctie zorgde meteen dat de makers van dergelijke software een businessmodel legden rond een boekhoudkantoor, immers enkel zo’n kantoren hebben daar behoefte aan. Resultaat: de klanten van het boekhoudkantoor helpen meebetalen om de dure kosten van het kantoor te dragen en feitelijk ook om het werk van het boekhoudkantoor te helpen verlichten.
📌 De geschiedenis herhaalt zich…
Vanaf 1 januari 2026 worden veel van de achterliggende taken van de dergelijk software onnodig. Immers alle gegevens van een factuur zijn aanwezig in een digitale vorm. Alhoewel het werk voor boekhoudkantoren eenvoudiger zal worden, zal je beslist blijven betalen…
Voor wat? Je zult blijven betalen voor de portaalfunctie:
- Om jouw verkoopfacturen te bezorgen aan het kantoor
- Om jouw aankoopfacturen te ontvangen in hun brievenbus.
Want let op: boekhoudkantoren activeren vaak jouw PEPPOL-account waardoor jouw eigen aankoopfacturen niet meer bij jou terecht komen. Om jouw facturen dan zelf te bewaren, mag je dan precies zoals in een lunapark grijpen naar een beertje (lees jouw facturen ophalen in hun portaal). - Om op het einde van een kwartaal jouw verkoop- en aankoopfacturen in een overzichtslijstje te kunnen zien.
‘Overzicht’ is wat je als ondernemer permanent nodig hebt. Niet op het einde van een kwartaal, maar continue.
Laat dit nu net de taak zijn van de software dat je in jouw eigen bedrijf broodnodig hebt!
Zonder eigen software blijf je werk doen voor iemand anders en blijf je op de feiten achter hollen!
Ik heb de lange weg waarbij er technische en organisatorische stappen werden gezet van dichtbij kunnen volgen.
Alle stappen die in het verleden werden gezet waren pogingen voor technische optimalisatie voor het uitwisselen van documenten.
Vandaag is aan het geheel een nieuwe dimensie gegeven… M.n. een controle faciliteit waarmee fraude kan vermeden worden.
Wat er in de toekomst op ons af komt is voorspelbaar want de geschiedenis herhaalt zich:
Wat is er identiek t.o.v. het verleden?
Algemeen:
- Er zijn veel softwarebedrijven voor een kleine markt. Voor jonge softwarebedrijven zonder voldoende grote klantenportefeuille zijn de overlevingskansen gering.
- Multinationals werken om hun aandeelhouders gelukkig te maken. Onvoldoende prestaties zorgt voor verloop van managers en medewerkers.
Zelfstandige ondernemers zetten hun klanten op de eerste plaats. Klanten ervaren een trouwe kring van medewerkers of vaste contactpersonen.
Gelijkenissen met de euro-periode:
- Opportunisme laat nieuwe softwarebedrijven ontstaan.
- Marktaandeel wordt tijdelijk gewonnen met goedkope prijzen.
- Grote softwarebedrijven zullen kleinere overnemen. De klant dient naderhand om te schakelen naar het softwarepakket van de overnemer.
Nieuw t.o.v. vroeger:
- De problematiek van import en export van documenten is niet meer aan de orde, want de documenten hebben nu een identiek UBL-formaat.
Dus het doorgegeven van jouw documenten aan het boekhoudkantoor kan sowieso en is geen criterium meer voor discussie.
Aan jou om na te denken:
- Wil je software kopen in vertrouwen;
- Een persoonlijk contact;
- Niet in het gareel lopen van een multinational;
- Zelf het overzicht behouden op jouw bedrijf;
- Het meest complete aanbod in zijn prijsklasse…
… dan ga ik de advertentie van WC-Eend uit de jaren 1980 achterna:
“Wij van Winking, adviseren Winking Software“